Для бизнеса ЭПД — это не просто «бумага в электронном виде». Это новый порядок обмена перевозочными документами, при котором каждый участник логистической цепочки подписывает свою часть документа электронной подписью, а сведения передаются через оператора ИС ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
С 2022 года электронные перевозочные документы применялись в добровольном режиме. С 1 сентября 2026 года для части перевозочных документов начинается обязательный электронный формат. Поэтому отправителям, перевозчикам, экспедиторам и получателям важно заранее понять, какие документы их касаются и как перестроить процесс в 1С, ЭДО и на складе.
Что такое перевозочные документы
Перевозочные документы — это документы, которые оформляют перевозку груза, подтверждают условия перевозки, передачу груза перевозчику, доставку получателю, работу водителя, участие экспедитора и другие этапы логистической цепочки.
Они нужны не только логистам. По ним бухгалтерия подтверждает расходы, юристы доказывают факт перевозки и условия сделки, склад фиксирует передачу и приёмку товара, а государственные органы получают сведения о движении грузов.
Простыми словами
Перевозочный документ отвечает на основные вопросы: кто отправляет груз, кто перевозит, кто получает, какой груз везут, каким транспортом, по какому маршруту, когда груз приняли и когда выдали.
Какие виды перевозочных документов бывают
В транспортной логистике используется несколько групп документов. Часть из них относится к самой перевозке, часть — к экспедиторским услугам, часть — к работе водителя и транспортного средства.
Документы перевозки
- транспортная накладная
- железнодорожная транспортная накладная
- авиационная грузовая накладная
- морской коносамент
- единый транспортный документ
Документы заявки и фрахтования
- заказ на перевозку
- заявка на перевозку
- заказ-наряд
- договор фрахтования
Экспедиторские документы
- поручение экспедитору
- экспедиторская расписка
- складская расписка
Документы по водителю и ТС
- путевой лист
- отметки медосмотра
- отметки технического контроля
- данные о рейсе и пробеге
Сопроводительные документы
- сопроводительная ведомость
- документы на груз
- документы по контейнеру
- сведения для приёмки
Документы для расчётов
- акты оказанных услуг
- УПД
- счета
- документы по корректировкам
Кто подписывает перевозочные документы
В бумажном варианте подписи ставят на экземплярах документов вручную. В электронном варианте каждый участник подписывает свой титул или свою часть документа электронной подписью.
| Участник | Что обычно подписывает | Зачем это нужно |
|---|---|---|
| Грузоотправитель | Сведения о грузе, условиях перевозки, отправке и передаче груза перевозчику | Подтверждает, что груз передан к перевозке и указаны условия перевозки |
| Перевозчик | Приём груза к перевозке, выдачу груза получателю, сведения о рейсе | Подтверждает ответственность за перевозку и факт выполнения этапов перевозки |
| Водитель | Подтверждение приёмки или выдачи груза в мобильном приложении, если это предусмотрено процессом | Фиксирует фактическое действие на месте погрузки или выгрузки |
| Грузополучатель | Приём груза, замечания по количеству, состоянию или срокам | Подтверждает получение груза или фиксирует расхождения |
| Экспедитор | Поручение экспедитору, экспедиторскую расписку, складскую расписку и свои титулы по процессу | Подтверждает оказание транспортно-экспедиционных услуг и принятие груза |
| Медик и контролёр технического состояния | Отметки в путевом листе о медосмотре и выпуске транспортного средства | Подтверждают допуск водителя и транспорта к рейсу |
Какие трудности создают бумажные перевозочные документы для бизнеса
Бумажные документы кажутся привычными, но в перевозках они создают много скрытых затрат. Чем больше рейсов, складов, филиалов и контрагентов, тем сложнее контролировать бумажный документооборот.
- Утеря документов. Оригинал может потеряться у водителя, на складе, у контрагента или в бухгалтерии.
- Порча документов. Бумага может намокнуть, порваться, испачкаться или стать нечитаемой.
- Задержка оплаты. Бухгалтерия часто ждёт оригинал транспортной накладной, чтобы закрыть перевозку и оплатить услугу.
- Долгая доставка оригиналов. Документы приходится передавать курьером, почтой или через водителя.
- Ошибки при заполнении. Неверный адрес, ИНН, данные груза, автомобиля или водителя могут остановить закрытие рейса.
- Сложные корректировки. Если в бумажном документе ошибка, часто приходится оформлять новый комплект, пересылать его заново и собирать подписи.
- Нет единой актуальной версии. У отправителя, перевозчика и получателя могут оказаться разные экземпляры документа.
- Ручной контроль статусов. Логисту приходится звонить и уточнять, где документ и кто его подписал.
- Дополнительные расходы. Бумага, печать, архив, курьеры, хранение оригиналов и ручная обработка документов увеличивают стоимость процесса.
Какие трудности бумажные документы создают для государственных ведомств
Для государства бумажные перевозочные документы тоже неудобны. Информация о перевозке становится видна не сразу, часто только после проверки, запроса или ручного анализа документов.
- Нет оперативной картины движения грузов. Ведомства не видят перевозку в момент её выполнения.
- Сложнее контролировать законность перевозки. Бумажный документ можно потерять, подменить, заполнить с ошибками или предъявить не полностью.
- Много межведомственных запросов. ФНС, ФТС, Ространснадзор, Россельхознадзор и другие органы вынуждены запрашивать данные у бизнеса и друг у друга.
- Данные сложно анализировать. Бумага плохо подходит для автоматической аналитики, выявления рисков и сопоставления сведений.
- Контроль занимает больше времени. Инспектору нужно вручную проверять документ, сверять данные и при необходимости запрашивать подтверждения.
- Сложно строить единую цифровую логистику. Пока документы живут на бумаге, невозможно полностью связать перевозку, склад, таможню, маркировку, ветеринарный контроль и бухгалтерские документы.
Почему с 2022 по 2030 год в РФ идёт цифровизация транспорта
Цифровизация транспорта — это не разовое изменение, а долгий переход отрасли к единому цифровому пространству. В 2022 году ГИС ЭПД начала работать в добровольном режиме. С 2026 года начинается обязательный этап для ключевых перевозочных документов. До 2030 года развитие транспортной отрасли связано с созданием цифровых платформ, единых стандартов и электронного документооборота на всех этапах грузоперевозок.
Цель — сделать перевозки прозрачнее, быстрее и дешевле: сократить бумажный документооборот, ускорить расчёты, дать бизнесу и государству единую картину движения грузов, а также связать между собой участников логистики и ведомственные системы.
-
2022
Старт добровольного режима ГИС ЭПД.
Компании получили возможность тестировать электронные перевозочные документы в реальных процессах. -
2023
Развитие форматов и электронного путевого листа.
Появились утверждённые форматы для дополнительных документов и сценариев обмена. -
2024
Расширение на разные виды транспорта.
Развиваются форматы для железнодорожных, морских и мультимодальных перевозок. -
2025
Законодательная подготовка обязательного перехода.
Принят Федеральный закон № 140-ФЗ, который закрепил переход к обязательному транспортному ЭДО. -
2026
1 сентября — обязательный электронный формат для части документов.
Отправители, перевозчики, экспедиторы и получатели должны перестроить процессы под электронный обмен. -
2030
Цель — цифровая транспортная отрасль.
Развитие платформ, межведомственного обмена, цифровых маршрутов и электронных документов на всех этапах перевозок.
Зачем нужна цифровизация перевозочных документов
Для бизнеса
- меньше бумажных оригиналов
- быстрее закрытие рейсов
- быстрее оплата перевозки
- меньше ручных ошибок
- единый статус документа у всех сторон
- проще контроль филиалов и водителей
Для логистики
- видно, кто уже подписал документ
- легче исправлять ошибки
- проще подключать контрагентов
- можно работать из 1С или сервиса оператора
- удобнее фиксировать расхождения при приёмке
Для государства
- прозрачнее движение грузов
- быстрее контроль перевозок
- меньше запросов к бизнесу
- лучше межведомственный обмен
- больше данных для аналитики и контроля рисков
Почему 1 сентября 2026 года — важная дата
С 1 сентября 2026 года для части перевозочных документов вводится обязательный электронный формат. Это значит, что участникам логистической цепочки нужно будет не просто «уметь отправить документ по ЭДО», а выстроить полноценный процесс: подключить оператора ИС ЭПД, настроить электронные подписи, МЧД, роли сотрудников, работу с водителями, интеграцию с 1С и обмен с контрагентами.
Какие документы с 1 сентября 2026 года обязательны в электронном виде
| Документ | Когда используется | Кого касается |
|---|---|---|
| Транспортная накладная | Автомобильная перевозка груза наёмным транспортом | Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, иногда экспедитор |
| Заказ и заявка на перевозку | Оформление условий перевозки и заявки на транспорт | Заказчик перевозки, перевозчик, экспедитор |
| Поручение экспедитору | Клиент поручает экспедитору организовать перевозку или сопутствующие услуги | Клиент, экспедитор |
| Экспедиторская расписка | Экспедитор подтверждает принятие груза от клиента | Клиент, экспедитор |
| Складская расписка | Экспедитор принимает груз на складское хранение | Клиент, экспедитор, склад |
| Транспортная железнодорожная накладная | Железнодорожная перевозка груза | Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель |
| Авиационная грузовая накладная | Воздушная перевозка груза | Грузоотправитель, авиаперевозчик, грузополучатель |
Какие документы уже есть в формализованном электронном виде
Формализованный документ — это не просто PDF или скан. Это документ в утверждённом электронном формате, который программа может прочитать, проверить, передать и обработать автоматически.
| Документ | Статус | Комментарий |
|---|---|---|
| Электронная транспортная накладная — ЭТрН | Формат есть | Ключевой документ для автомобильных грузоперевозок |
| Электронная сопроводительная ведомость — ЭСВ | Формат есть | Используется в отдельных сценариях сопровождения груза |
| Электронный заказ-наряд — ЭЗН | Формат есть | Применяется для оформления условий предоставления транспорта |
| Электронный путевой лист — ЭПЛ | Формат есть | Фиксирует сведения о водителе, транспорте, рейсе, медосмотре и техконтроле |
| Электронный заказ и заявка | Формат есть | Используются для оформления заявки на перевозку |
| Электронный договор фрахтования | Формат есть | Применяется при фрахтовании транспортного средства |
| Электронные экспедиторские документы | Форматы утверждены | Поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка |
| Электронная грузовая накладная для воздушной перевозки | Формат утверждён | Используется для авиационной перевозки груза |
| Железнодорожные электронные документы | Форматы есть | Договор перевозки груза, транспортная накладная, дорожная ведомость, квитанция о приёме груза |
| Морские электронные документы | Форматы есть | Договор морской перевозки груза и электронный коносамент |
| Единый транспортный документ | Формат есть | Используется для мультимодальных перевозок с двумя и более видами транспорта |
Какие документы пока развиваются или уточняются
Важно разделять два вопроса: наличие утверждённого формата и реальную готовность конкретного оператора, 1С, контрагента или участника перевозки работать по этому формату. Формат может быть утверждён, но в конкретной цепочке ещё требуется настройка сервиса, роуминга, интеграции и ролей пользователей.
Что находится в развитии
- универсальные технологические сообщения для дополнительного информирования по документам
- мультимодальные сценарии, где участвуют автомобильный, железнодорожный, морской, речной и воздушный транспорт
- интеграция ГИС ЭПД с другими государственными системами и платформой «ГосЛог»
- роуминг между операторами ИС ЭПД
- аварийные сценарии на случай технических сбоев
- практическая поддержка новых форматов в учётных системах и сервисах операторов
Какие документы не обязательны в электронном виде, но могут использоваться электронно
Не все электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех с 1 сентября 2026 года. Некоторые документы уже можно оформлять в электронном виде, но их обязательность зависит от конкретного сценария, вида перевозки, отрасли и требований законодательства.
| Документ | Можно ли использовать электронно | Комментарий |
|---|---|---|
| Электронный путевой лист | Да | Формат есть. Для большинства перевозок это отдельный документ, который не входит в общий обязательный перечень транспортного ЭДО с 1 сентября 2026 года, но может применяться для автоматизации работы водителей, медиков и механиков. |
| Электронный заказ-наряд | Да | Формат есть. Применяется в сценариях предоставления транспорта и фрахтования. |
| Электронная сопроводительная ведомость | Да | Формат есть. Используется при определённых схемах перевозки и сопровождения груза. |
| Электронный договор фрахтования | Да | Может оформляться в электронном виде при соответствующем сценарии. |
| Морской коносамент | Да | Формат есть, но применение зависит от вида перевозки и готовности участников. |
| Единый транспортный документ | Да | Перспективен для мультимодальных перевозок, где груз идёт несколькими видами транспорта. |
Чем ЭПД отличается от обычного ЭДО
ЭДО — это общий электронный документооборот между организациями. Через ЭДО можно обмениваться УПД, актами, счетами, договорами и другими документами.
ЭПД — это специальный вид электронного документооборота для перевозочных документов. Он связан не только с контрагентами, но и с ГИС ЭПД, операторами ИС ЭПД, титулами участников перевозки, водителями, экспедиторами и государственным контролем.
| Критерий | Обычный ЭДО | ЭПД / транспортный ЭДО |
|---|---|---|
| Какие документы | УПД, акты, счета, договоры, письма | Транспортные накладные, заявки, путевые листы, экспедиторские документы |
| Кто участвует | Обычно две стороны: продавец и покупатель, исполнитель и заказчик | Может быть несколько участников: отправитель, перевозчик, водитель, получатель, экспедитор, медик, механик |
| Государственная система | Не всегда есть передача в специальную ГИС | Оператор ИС ЭПД передаёт сведения в ГИС ЭПД |
| Структура документа | Обычно один документ с подписями сторон | Документ может состоять из титулов, которые подписываются по этапам перевозки |
| Привязка к физическому процессу | Часто связан с фактом продажи или оказания услуги | Связан с реальным движением груза, погрузкой, выгрузкой, рейсом и приёмкой |
Что такое операторы ИС ЭПД
Оператор ИС ЭПД — это организация, через которую участники перевозки оформляют и передают электронные перевозочные документы. Оператор обеспечивает обмен между участниками, передачу сведений в ГИС ЭПД, работу с форматами, подписями, статусами и роумингом.
- участник перевозки подключается к сервису оператора ИС ЭПД
- документ создаётся в сервисе оператора, в 1С или другой учётной системе
- каждый участник подписывает свой титул электронной подписью
- оператор передаёт документ другим участникам
- оператор направляет сведения в ГИС ЭПД
- если контрагенты работают у разных операторов, используется роуминг
Как происходит обмен между участниками, ИС ЭПД и ведомствами
Обмен строится вокруг электронного документа и его титулов. Каждый участник видит свою задачу, заполняет свою часть и подписывает её. Сервис оператора передаёт документ следующим участникам и направляет сведения в ГИС ЭПД.
- Грузоотправитель, экспедитор или перевозчик создаёт электронный перевозочный документ в 1С, веб-сервисе оператора или другой системе.
- Документ подписывается электронной подписью ответственного участника.
- Оператор ИС ЭПД передаёт документ следующему участнику и направляет сведения в ГИС ЭПД.
- Перевозчик, водитель, получатель, экспедитор или другие участники подписывают свои титулы.
- При необходимости сведения доступны государственным ведомствам для контроля и межведомственного обмена.
- После завершения перевозки документ хранится в электронном архиве и используется для расчётов, подтверждения расходов и проверок.
Что меняется для отправителя, перевозчика и получателя
Грузоотправитель
- создаёт или инициирует документ
- указывает данные груза, сторон и перевозки
- подписывает свой титул
- контролирует, что перевозчик и получатель завершили свои этапы
Перевозчик
- принимает документ в электронном виде
- фиксирует приём груза к перевозке
- организует работу водителя
- подписывает свои титулы
- завершает перевозку после выдачи груза
Грузополучатель
- получает задачу на приёмку
- проверяет груз
- фиксирует расхождения, если они есть
- подписывает свой титул
- не ждёт бумажный оригинал для подтверждения факта получения
Какие трудности могут быть при переходе на ЭПД
Сам переход на ЭПД обычно сложен не из-за формата документа, а из-за количества участников. Нужно синхронизировать логистов, склад, бухгалтерию, водителей, контрагентов, экспедиторов и оператора ЭДО.
- не все контрагенты готовы работать с ЭПД
- у сторон могут быть разные операторы ИС ЭПД
- нужно настроить роуминг между операторами
- сотрудникам нужны КЭП и МЧД
- водителям нужен понятный мобильный сценарий
- в 1С нужно правильно настроить обмен и роли пользователей
- нужно определить, кто создаёт документ, кто проверяет и кто подписывает
- нужно продумать действия при ошибках, расхождениях и отмене рейса
- нужно обучить склад и логистов работать с электронными титулами
Что нужно подготовить бизнесу
- Понять, какие перевозочные документы используются в компании.
- Определить сценарии: собственный транспорт, наёмный перевозчик, экспедитор, несколько экспедиторов, доставка до маркетплейса, мультимодальная перевозка.
- Выбрать оператора ИС ЭПД.
- Проверить, поддерживает ли оператор нужные документы и роуминг с контрагентами.
- Настроить КЭП и МЧД для сотрудников.
- Подключить водителей к мобильному сценарию, если они участвуют в подписании.
- Настроить обмен с 1С или другим учётным контуром.
- Описать правила корректировки, отмены и обработки расхождений.
- Провести тестовые перевозки до обязательной даты.
Как ЭПД работает с 1С
В идеальном варианте пользователь работает в привычной системе: создаёт заказ, реализацию, транспортную накладную или заявку в 1С, а затем отправляет электронный перевозочный документ через подключенный сервис. Статусы подписания возвращаются обратно в 1С, и логист видит, на каком этапе находится перевозка.
- В 1С создаётся документ перевозки или основание для него.
- Система формирует электронный перевозочный документ в нужном формате.
- Ответственный сотрудник подписывает документ КЭП.
- Документ уходит через оператора ИС ЭПД.
- Перевозчик, водитель, получатель или экспедитор подписывают свои части.
- Статусы и подписанные титулы возвращаются в систему.
- Бухгалтерия использует завершённые документы для закрытия перевозки и подтверждения расходов.
Бумажные перевозочные документы приходится физически передавать, хранить, искать, исправлять и пересылать заново при ошибках.
В электронном процессе участники работают с одним документом, подписывают свои титулы и видят актуальный статус обмена.
Частые вопросы
ЭПД — это просто скан транспортной накладной?
Нет. Скан — это изображение бумажного документа. ЭПД — это формализованный электронный документ, который создаётся по утверждённому формату, подписывается электронной подписью и передаётся через оператора ИС ЭПД.
Если у нас собственный транспорт, нам тоже нужен ЭПД?
Нужно анализировать конкретный сценарий. Обязательность чаще всего возникает при перевозке грузов с участием наёмного транспорта и участников логистической цепочки. Но даже при собственном транспорте могут использоваться электронные путевые листы и другие документы.
Получатель должен подключаться к ЭПД?
Да, если он участвует в цепочке и должен подписывать свой титул, например подтверждать приёмку груза в электронной транспортной накладной.
Можно ли работать, если у отправителя и перевозчика разные операторы?
Да, для этого используется роуминг между операторами ИС ЭПД. Но готовность роуминга по нужным документам лучше проверять заранее.
Нужна ли электронная подпись водителю?
Водитель может подтверждать действия в мобильном сценарии простой электронной подписью, если это предусмотрено процессом. Организациям и сотрудникам, подписывающим титулы от имени компании, обычно нужна КЭП и при необходимости МЧД.
Можно ли начать до 1 сентября 2026 года?
Да. Чем раньше компания протестирует электронные документы с ключевыми контрагентами, тем меньше риск сбоев после обязательной даты.
Поможем подготовиться к электронным перевозочным документам
Разберём ваши логистические цепочки, определим обязательные и добровольные документы, подберём оператора ИС ЭПД, настроим 1С, электронные подписи, МЧД, роли пользователей, обмен с контрагентами и тестовые перевозки. Поможем перейти на ЭПД без хаоса в логистике, складе и бухгалтерии.