Грузоотправитель — один из ключевых участников электронного перевозочного документа. Именно он часто запускает процесс: оформляет перевозку, заполняет сведения о грузе и подписывает первый титул ЭТрН.
Если подготовку отложить, после обязательной даты могут возникнуть задержки с отгрузкой, приёмкой, оплатой перевозки и закрытием документов в бухгалтерии.
Что изменится для грузоотправителя
Раньше транспортную накладную можно было распечатать, подписать и передать водителю. В электронном процессе документ создаётся в 1С или сервисе оператора, подписывается электронной подписью и передаётся участникам перевозки через оператора ИС ЭПД.
| Было на бумаге | Станет в ЭПД |
|---|---|
| Транспортную накладную печатали и передавали водителю | ЭТрН создаётся и подписывается электронно |
| Оригиналы могли потеряться или задержаться | Документ хранится в электронном архиве |
| Статус приходилось уточнять по телефону | Видно, кто подписал документ и на каком он этапе |
| Ошибки исправляли новым комплектом бумаг | Корректировки оформляются электронно |
Что проверить до 1 сентября
| Что проверить | Зачем это нужно |
|---|---|
| Используете ли вы транспортные накладные | Понять, какие перевозки попадут под электронный формат |
| Кто создаёт документы | Назначить ответственных за оформление ЭТрН |
| Сколько документов в месяц | Оценить объём, тариф и нагрузку на сотрудников |
| Какая конфигурация 1С используется | Понять, можно ли работать через 1С-ЭПД или нужна настройка |
| Есть ли КЭП и МЧД | Без подписи и полномочий сотрудник не сможет подписать титул |
| Готовы ли перевозчики и получатели | ЭТрН должна пройти всю цепочку подписания |
Собственный или наёмный транспорт
От вида транспорта зависит, какие документы понадобятся и кто будет отвечать за оформление.
| Сценарий | Что важно учесть |
|---|---|
| Наёмный перевозчик | Грузоотправитель оформляет ЭТрН, перевозчик подписывает свои титулы |
| Собственный транспорт | Кроме ЭТрН, может понадобиться настройка электронных путевых листов |
| Аренда транспорта с водителем | Нужно уточнить, кто считается перевозчиком и кто оформляет ЭПД |
| Работа через экспедитора | Могут понадобиться поручение экспедитору и экспедиторская расписка |
Минимальный план подготовки
- описать текущую цепочку перевозки;
- выбрать оператора ИС ЭПД;
- проверить, готова ли ваша 1С к обмену ЭПД;
- оформить КЭП и МЧД для подписантов;
- проверить готовность перевозчиков и грузополучателей;
- провести тестовую ЭТрН до обязательной даты;
- обучить логистов, склад и бухгалтерию.
Главные риски, если не подготовиться
Нет подписи
Сотрудник не сможет подписать титул, если нет КЭП или МЧД.
Не готов контрагент
Документ может остановиться, если перевозчик или получатель не подключены к ЭПД.
Не настроена 1С
Придётся оформлять документы вручную в сервисе оператора или срочно дорабатывать процесс.
Подготовим грузоотправителя к ЭПД
Проверим ваши перевозки, документы, 1С, КЭП, МЧД и готовность контрагентов. Настроим 1С-ЭПД, проведём тестовую ЭТрН и подготовим сотрудников к работе с электронными перевозочными документами.