Инвентаризация — это момент, когда компания фиксирует реальные остатки на складе. Сотрудник пересчитывает товар, сверяет данные с 1С:УНФ и проводит документ. Кажется, теперь всё спокойно: остатки проверены, результат зафиксирован.
Но проблема начинается, когда после этого кто-то создаёт или проводит складской документ задним числом. Например, приходную накладную, расходную накладную, перемещение или списание с датой раньше инвентаризации. Такой документ может изменить остатки за уже проверенный период. В итоге работа сотрудника, который пересчитывал склад, становится почти бессмысленной: цифры снова расходятся, приходится искать причину и перепроверять данные.
Особенно часто это встречается в базах, где работает много пользователей. Один сотрудник оформляет поступления, другой делает продажи, третий вносит перемещения, бухгалтер что-то корректирует позже. Ошибка может быть не злонамеренной, но последствия всё равно неприятные.
Для кого полезно расширение
Расширение будет полезно компаниям, где есть складской учёт и регулярно проводятся инвентаризации:
- торговые компании
- магазины табачной продукции и сопутствующих товаров
- интернет-магазины
- магазины бытовой химии, одежды, стройматериалов
- небольшое производство
- сервисные компании, которые учитывают запчасти и материалы
Главное условие — в базе много пользователей, и документы иногда появляются не в тот день, когда фактически была операция.
Как работает расширение
После проведения инвентаризации по складу обычные пользователи не смогут записывать или проводить складские документы с датой раньше этой инвентаризации.
Система проверяет склад, дату документа и наличие права у пользователя. Если права нет — документ блокируется, а пользователь получает сообщение, что по этому складу уже проведена инвентаризация и проведение невозможно.
Запрет распространяется на основные складские документы: приходные и расходные накладные, списания, оприходования, пересортицу, перемещения и передачу товаров между организациями.
Расширение не мешает пользователю открыть документ и посмотреть его. Ограничение проявляется только в момент записи или проведения, когда документ может изменить складские остатки.
Простой пример
Представим магазин, который продаёт табачную продукцию и сопутствующие товары: зажигалки, аксессуары, расходные материалы.
22 июня сотрудник провёл инвентаризацию на складе «ЗАРЯ № 2». Он пересчитал товар, сверил фактические остатки с 1С и зафиксировал результат.
После этого в базе появляется приходная накладная от 21 июня с номенклатурой «Зажигалка Zippo 204B». То есть документ относится к дате раньше инвентаризации, но проводится уже после того, как склад был пересчитан.
Без дополнительного контроля такой документ может изменить остатки до даты инвентаризации. С расширением система не даст провести его обычному пользователю — и покажет сообщение об этом.
А если документ действительно нужен?
Иногда провести документ задним числом действительно необходимо. Например, ошибку подтвердили, есть согласование, и бухгалтерии нужно восстановить правильную цепочку учёта.
Для этого предусмотрены исключения. Администратор может выдать пользователю временное право на 1, 6, 12 или 24 часа. Также можно выдать бессрочное право, если это нужно ответственному сотруднику.
После окончания срока временное право удаляется автоматически — доступ не остаётся у пользователя навсегда.
Итог
Если после каждой инвентаризации у вас всё равно появляются старые документы, остатки снова «плывут», а сотрудники склада вынуждены объяснять расхождения — этот участок учёта уже требует отдельного контроля. Расширение закрывает эту дыру системно, без ручного контроля каждой операции.
Нужна похожая доработка в вашей 1С?
Мы можем оценить вашу базу, показать, где именно возникают риски, и внедрить механизм защиты складских документов. Решение адаптируется под ваши правила работы — для 1С:УНФ или другой конфигурации, где ведётся складской учёт и важно защитить результаты инвентаризации.