С 1 сентября 2026 года заказы и заявки входят в перечень перевозочных документов, которые нужно переводить в электронный формат. Это важно для грузоотправителей, перевозчиков и экспедиторов: именно из заявки часто начинается вся цепочка ЭПД.
Если ЭТрН подтверждает саму перевозку, то заказ-заявка помогает согласовать её условия до начала рейса: какой груз везём, куда, когда, каким транспортом и кто отвечает за выполнение.
Для чего используется электронная заказ-заявка
Заказ-заявка нужна, чтобы до начала перевозки зафиксировать условия рейса. Это удобно, когда перевозчик подбирает транспорт, водитель получает задание, а грузоотправитель хочет видеть, на каких условиях будет выполнена перевозка.
| Что фиксирует заявка | Зачем это нужно |
|---|---|
| Маршрут и адреса | Чтобы стороны согласовали место погрузки и доставки |
| Груз | Чтобы перевозчик понимал объём, вес, упаковку и особенности товара |
| Сроки | Чтобы зафиксировать дату и время подачи транспорта |
| Транспорт | Чтобы определить требования к автомобилю, прицепу или температурному режиму |
| Стоимость и условия | Чтобы согласовать цену, порядок оплаты и дополнительные услуги |
Кто оформляет и кто подписывает
На практике заказ-заявку чаще всего формирует тот, кто заказывает перевозку: грузоотправитель, заказчик перевозки или экспедитор. Перевозчик принимает заявку, согласует условия и подтверждает готовность выполнить рейс.
| Участник | Что делает | Что подписывает |
|---|---|---|
| Грузоотправитель / заказчик перевозки | Создаёт заявку, указывает груз, маршрут, сроки и условия | Подписывает заявку со своей стороны |
| Перевозчик | Проверяет возможность выполнить перевозку, согласует транспорт и условия | Подписывает принятие или согласование заявки |
| Экспедитор | Может оформить заявку перевозчику от имени клиента или в рамках своей цепочки | Подписывает документ в своей роли |
| Сотрудник компании | Оформляет или согласует документ в системе | Подписывает при наличии КЭП и МЧД |
Какую роль заявка играет в цепочке перевозочных документов
Заявка не заменяет ЭТрН. Она фиксирует договорённость о перевозке, а ЭТрН сопровождает саму перевозку груза и подписывается по этапам.
Что подготовить к электронным заявкам
- определить, кто в компании создаёт заявки на перевозку;
- описать, какие данные должны попадать в заявку из 1С;
- проверить, кто согласует условия с перевозчиком;
- подготовить КЭП и МЧД для подписантов;
- выбрать оператора ИС ЭПД;
- проверить, готов ли перевозчик принимать заявки электронно;
- провести тестовую заявку вместе с тестовой ЭТрН.
Частые ошибки
Заявка отдельно, ЭТрН отдельно
Данные не совпадают: маршрут, груз, стоимость или сроки отличаются в разных документах.
Нет ответственного
Непонятно, кто создаёт заявку, кто согласует условия и кто подписывает документ.
Не готов перевозчик
Заказчик уже перешёл на ЭПД, но перевозчик не принимает электронные заявки.
Настроим электронные заявки и ЭТрН в 1С
Поможем описать процесс заявки, настроить обмен с перевозчиками, связать заявку с ЭТрН, подготовить КЭП, МЧД и провести тестовый электронный документооборот.