Электронная подпись: какие бывают подписи, где используются и что нужно для работы
Электронная подпись нужна, чтобы подписывать документы, сдавать отчётность, работать с государственными сервисами, участвовать в закупках и обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами.
Для личных кабинетов может хватить простой подписи, а для отчётности, ЭДО и юридически значимых документов обычно нужна КЭП.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись — это способ подтвердить, кто подписал электронный документ, и проверить, что документ не был изменён после подписания.
В быту и в бизнесе часто используют разные названия: ЭП, ЭЦП, электронная подпись. Сейчас корректнее говорить «электронная подпись», но термин «ЭЦП» по-прежнему широко используется.
Смысл подписи простой: если документ подписан электронной подписью, можно проверить подписанта, целостность документа и факт подписания.
Какие бывают виды электронных подписей
| Вид подписи | Что это значит простыми словами | Где используется |
|---|---|---|
| Простая электронная подпись ПЭП |
Подтверждает действие пользователя через логин, пароль, СМС-код, код из приложения или другой способ идентификации. | Личные кабинеты, внутренние сервисы, подтверждение заявок, согласований и действий пользователя. |
| Усиленная неквалифицированная электронная подпись УНЭП |
Создаётся с применением криптографии, позволяет определить подписанта и увидеть, изменялся ли документ после подписания. | Внутренний электронный документооборот, кадровые документы, отдельные сервисы и сценарии, где стороны заранее согласовали такой формат. |
| Усиленная квалифицированная электронная подпись КЭП |
Самый строгий и распространённый для бизнеса вариант. Используется квалифицированный сертификат и сертифицированные средства подписи. | Отчётность, ЭДО, счета-фактуры, акты, договоры, закупки, государственные системы, юридически значимые документы. |
Где бизнесу нужна электронная подпись
Отчётность
Для сдачи отчётности в ФНС, СФР, Росстат и другие ведомства через электронные каналы.
ЭДО с контрагентами
Для подписания УПД, счетов-фактур, актов, накладных, договоров и других документов.
Государственные сервисы
Для работы в личных кабинетах, подачи заявлений, запросов и юридически значимых обращений.
Закупки и торговые площадки
Для участия в электронных торгах, подписания заявок, контрактов и документов на площадках.
Кадровый ЭДО
Для подписания кадровых документов, заявлений, приказов, соглашений и уведомлений.
Отраслевые системы
Для работы с маркировкой, ветеринарными документами, перевозочными документами и другими цифровыми сервисами.
Чем КЭП отличается от обычного логина и пароля
Логин и пароль подтверждают, что пользователь вошёл в систему. Но для юридически значимых документов этого часто недостаточно.
Квалифицированная электронная подпись позволяет подтвердить, кто подписал документ, и проверить, что после подписания документ не изменялся. Поэтому КЭП используется там, где документ должен иметь юридическую силу.
Подпись директора и подпись сотрудника
Подпись руководителя
Руководитель организации может подписывать документы от имени компании в пределах своих полномочий. Такая подпись часто используется для отчётности, ЭДО, договоров и работы с государственными сервисами.
Подпись сотрудника
Сотрудник может подписывать документы от имени организации, если у него есть собственная электронная подпись и подтверждены полномочия. Обычно для этого оформляется МЧД.
Что такое МЧД
МЧД — это машиночитаемая доверенность. Она нужна, когда документы подписывает не директор, а сотрудник организации.
МЧД позволяет информационной системе проверить, что сотрудник действительно имеет право подписывать определённые документы от имени организации.
Важно не только выпустить подпись на сотрудника, но и правильно оформить полномочия: от какой организации действует сотрудник, какие документы он может подписывать, в какой роли и в течение какого срока.
Что нужно для работы с электронной подписью
| Что нужно | Для чего |
|---|---|
| Сертификат электронной подписи | Подтверждает владельца подписи и используется при подписании документов. |
| Ключевой носитель или контейнер | Место хранения закрытого ключа подписи. Это может быть токен, защищённый носитель или другой разрешённый вариант хранения. |
| Криптопровайдер | Программа, которая обеспечивает техническую работу подписи на компьютере. |
| Расширение для браузера | Может понадобиться для подписания документов в веб-сервисах и личных кабинетах. |
| Настройки в 1С или другом сервисе | Подпись должна быть доступна в той программе, где пользователь подписывает документы. |
| МЧД | Нужна, если документы от имени организации подписывает сотрудник, а не руководитель. |
Зачем нужна лицензия КриптоПро
Для работы с ЭЦП на рабочем месте обычно нужна лицензия КриптоПро. КриптоПро используется для работы с сертификатами, подписания документов, проверки подписи и других криптографических операций.
Вы можете приобрести лицензию самостоятельно, установить программу, установить расширение для браузера и активировать лицензию на рабочем месте.
Также вы можете обратиться к нам. Мы закажем счёт на лицензию КриптоПро на 1 год или бессрочную лицензию для одного рабочего места вашей организации, а также поможем с установкой, настройкой и активацией. Актуальные цены уточняйте у нас.
Что проверить перед началом работы
- Понятно, кто будет подписывать документы: руководитель или сотрудник.
- Есть действующий сертификат электронной подписи.
- Подпись установлена и доступна на рабочем месте.
- КриптоПро установлен и лицензия активирована.
- Расширение для браузера установлено, если работа идёт через веб-сервис.
- Если подписывает сотрудник, оформлена МЧД.
- В 1С или другом сервисе настроен доступ к подписи.
- Проверено тестовое подписание документа.
Частые ошибки
- подпись выпущена, но не установлена на нужном рабочем месте;
- сертификат истёк или скоро закончится;
- сотрудник подписывает документы без оформленной МЧД;
- КриптоПро установлен, но лицензия не активирована;
- не установлено расширение для браузера;
- подпись есть, но программа или сервис её не видит;
- у пользователя нет прав в 1С или другом сервисе на подписание документов;
- непонятно, кто именно должен подписывать документы в компании.
Чем мы можем помочь
Подпись и МЧД
- поможем определить, кому нужна электронная подпись;
- можем выпустить подпись на сотрудника;
- поможем оформить МЧД;
- поможем привязать МЧД к сертификату;
- проверим, что сотрудник сможет подписывать документы от имени организации.
Актуальную стоимость выпуска подписи и оформления МЧД уточняйте у нас.
КриптоПро и рабочее место
- поможем заказать счёт на лицензию КриптоПро;
- подскажем вариант лицензии: на 1 год или бессрочную;
- установим и активируем КриптоПро;
- установим расширение для браузера;
- проверим работу подписи в 1С и других сервисах.
Цены на лицензии и настройку уточняйте перед заказом.
Поможем подготовить электронную подпись и рабочее место
Можем выпустить подпись на сотрудника, помочь с оформлением МЧД, заказать лицензию КриптоПро на 1 год или бессрочную лицензию для одного рабочего места, установить и настроить всё для работы. Актуальную стоимость уточняйте у нас.